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電子定款による定款認証の流れ

登記

会社設立のための前段階:定款認証

会社を作るためには、まずは定款を作る。

これを最終的には法務局に提出することになるのだが、まともな定款から穴だらけの定款まで、いきなり何でもかんでも法務局にチェックをお願いしてしまっていては、法務局がパンクしてしまう。

そんなわけで、全国には公証役場という認証機関があり、あらかじめそこで定款の認証(定款認証)を受ける必要がある。無事その認証を通過したのであれば、晴れてそれを法務局に提出し、無事登記手続きが完了となるわけである。

電子定款を選択してみる

定款は紙でも良いし、最近だとデータ(PDF)でも良い。データとしての定款は「電子定款」と呼ばれる。

電子定款、若干とっつきにくいかと思われるだろうが、分かりやすいメリットがある。
紙面の場合に必要な4万円の収入印紙が、電子定款の場合には不要になるのだ。

ところで:果たしてこれを自分でやるべきかどうか

慣れないうちは時間がかかる。費用と時間を合わせてコストと考えるならば、司法書士さんにお願いするほうが、コスト対効果のパフォーマンスは良い。

自分で何もかもやるというのは、あくまでも勉強したいという目的がある場合に限って意味があるものになると思う。基本的に餅は餅屋なのだ。

僕は勉強したいので、餅屋ではないが餅をついた。

まずは定款を作る

最終的に PDF が作れるのであれば、何を使っても良い。
Microsoft Word あたりを使うのが一般的だと思う。

形式については、日本公証人連合会が定款記載例を用意してくれているので参考にすると良い。

定款最下部の署名について

紙面の場合と電子定款の場合とで、最下部の署名欄の文言が変わるので注意。

紙面の定款の場合

以上,○○株式会社設立のためこの定款を作成し,発起人が次に記名押印する。
  平成○○年○月○日
     発起人  田中 太郎 (印)

電子定款の場合

以上,○○株式会社設立のため,発起人である田中 太郎は,電磁的記録である本定款を作成し,これに電子署名する。
  平成○○年○月○日
  東京都○○区○○町○丁目○番○号 ○○○
  田中 太郎

定款を公証役場にチェックしてもらう(定款の事前認証)

いきなり公証役場に定款を持ち込んでも、内容に問題があって直しが必要なようだと無駄に手間がかかるから、そういう手間がかからないように、まずは電話とFAXで定款の事前チェックをお願いする必要がある。

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僕は新宿区に会社を作るので、新宿公証役場を利用した。

  • あらかじめ公証役場に電話連絡を行う
    • 定款の事前認証をしてもらいたい旨を伝える。
    • 申請には電子定款を選択することを明確に伝えておく。
    • FAX で送る必要のある事項の確認をしておく。

諸々電話確認ができたら、定款を印刷し FAX を公証役場宛てに送る。
自分の場合は以下の情報を送った。

  • 身分証明書(運転免許証)のコピー
  • 会社名、氏名、住所、連絡先電話番号
  • 定款

定款が必要なのは言うまでもないが、大事なのは連絡先電話番号を忘れずに書いておくこと。
公証役場のそのときの忙しさにもよると思うが、数十分から数時間でチェック結果の連絡が来ることが多いと思う。

指摘を受けた箇所を直す

定款の事前認証が一発で通れば良いのだけど、だいたい直しが入ることと思う。
株数が間違ってるとか、年度の表記が間違ってるとか、2箇所ほど指摘された。

定款を直したら、また公証役場に FAX を送り再チェックをお願いする。

公証役場から OK をもらったら、正式に電子定款を送る

定款の再チェックの結果を連絡する電話がまたかかってくることかと思う。
内容に問題がなければ、じゃあネットで送ってくださいね、と言われる。

ネットで送る際には、公証役場名と公証人名が必要になるので、ちゃんと聞いてメモしておくこと。

電子定款を送る際には、電子定款に電子署名を付与する必要があり、また、送信には専用のツールが必要となる。このあたりは以下の記事が参考になると思う。

公証役場で手続きを行う

電子定款のデータ送信が終わったら、実際に公証役場に赴き手続きを行う。
利用する公証役場にもよると思うが、今回の公証役場では受付終了は16時とのことだった。注意。

持っていくものは以下の通り。ちゃんと電話確認しておくのが安全かと思う。

電子定款の場合は収入印紙代がかからないので、5万ちょっとで良いのだ。
僕は何か不備があったときのためにお金をけっこう余分にもっていったが、道すがら心臓がドキドキするだけで特に意味はなかった。

手続き

申込書

申込書みたいなものに必要事項を記述する。その際に実印が必要になる。

本人確認

印鑑登録証明書を提出する。
印鑑登録証カードと住基カードも一旦預かってもらう。

受け取れるもの

  • 定款と証明情報が保存されたCD-R。(空っぽのCD-Rを渡して焼いてもらう)
  • 定款認証の証明書

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左側にある「公証」の文字がパンチで打ってあってすげぇカッコいい。

費用の支払

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ほんとに5万くらいで済んだーーー!!

おしまい

次は法務局だ!!(; ・`д・´)

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